Afgelopen woensdag konden we allemaal zien hoe premier Rutte en minister de Jonge hun plannen met Nederland deelden voor de komende weken. Scholen en kappers mogen weer open, net als buitensporten en contactberoepen. Later volgen de horeca en de culturele sector. Veel mensen waren enorm opgelucht.
Een dag later heerste er een andere stemming in de Tweede Kamer. De jubelstemming werd namelijk niet gedeeld door verschillende Kamerleden. Zij stelden Rutte de vraag hoe hij ineens het roer zo kon omgooien; van ‘intelligente lock down’ tot ‘bijna alles mag weer’. Op tv zag ik hoe Rutte zichzelf in het debat citeerde om op de vele vragen een antwoord te geven. Aan dat ‘bijna alles mag weer’ hing namelijk een flinke disclaimer: als de situatie het toelaat, voegde onze premier er steeds aan toe. Voor veel mensen was dit slechts een bijzin die niet is blijven hangen. Ze hoorden uitsluitend datgene wat ze wilden horen. En dat is heel logisch. Bijna iedereen wil zijn of haar oude leventje terug! Ook de Kamerleden waren zich kennelijk te weinig bewust van de voorwaarden.
Predictief plannen
Naast de blijdschap van veel mensen denk ik dat hieruit valt op de maken dat veel mensen gewend zijn aan een predictieve manier van plannen. Dit houdt in dat je vooraf een (vaak langetermijn) plan maakt en dat je je aan dat plan vasthoudt. Deze voorschrijvende manier van werken is fijn als je ervan overtuigd bent dat het plan je bij je doelen brengt. We vonden het allemaal heel fijn toen Rutte ons een paar weken geleden duidelijkheid gaf over wat wel en wat niet mocht. Het werd ons allemaal voorgeschreven.
Iteratief plannen
Maar soms is er juist sprake van veel onzekerheid. In een enkel geval is onzekerheid zelfs de enige zekerheid die er is! Je zult begrijpen dat predictief plannen in die gevallen weinig zin zal hebben.
Het is dan veel beter om juist iteratief te plannen. Deze wijze van plannen gaat ervan uit dat je een hypothese hebt (dit kun je als een korte termijn plan beschouwen) die je gaat testen. Grof gezegd zou je dit gelijk kunnen schakelen aan trial-and-error: je probeert iets en je kijkt meteen of het werkt. Als het niet werkt dan probeer je iets anders. Werkt het wel dan pas je het opnieuw toe. De mensen die momenteel keihard werken aan een vaccin werken bijvoorbeeld op deze manier.
Adaptief plannen
Beide manieren van plannen staan lijnrecht tegenover elkaar en hebben zowel voor- als nadelen. Maar er is nog een derde manier van plannen die tussen de beide uitersten gepositioneerd kan worden en dat is adaptief plannen. Deze manier verenigt de best-of-both-worlds, het onderscheidt zowel een korte- als langetermijnplanning, en is veel minder bekend.
Adaptieve planning (ook wel rolling wave planning genoemd) komt het best tot zijn recht wanneer het niet mogelijk is om alle toekomstige activiteiten te voorzien over een langere periode. De planning wordt dan vaak in “golven” of fasen gedaan, waarbij de activiteiten op korte termijn in detail worden gepland en de activiteiten op langere termijn voor de toekomstige detailplanning overblijven. Er zijn dan meestal meerdere planningsgolven, vooral als de precieze aanpak of de behoefte aan middelen afhankelijk is van de activiteiten op korte termijn. Naarmate de tijd verstrijkt worden er talloze analyses gedaan waaruit nieuwe informatie en kennis kan ontstaan. Door de snelle feedback en leren van een unieke of nieuwe situatie kan het zijn dat de langetermijnplannen aangepast dienen te worden.
Systeemontwikkelingsprojecten (zoals het project waarin momenteel de bekende/beruchte Corona-app wordt ontwikkeld) hebben tegenwoordig een adaptief karakter, meestal onder de noemer Agile of Agile Scrum. Veel business analisten zijn betrokken in dit type projecten en krijgen daarom vaak te maken met adaptieve plannen. Ze vertalen strategische doelen (langetermijndoelen) in concrete projecten die meestal op iteratieve wijze tot stand komen. Dit betekent dat langetermijndoelen vaak vertaald worden in Epics en User Stories, die op de werklijst worden gezet van (systeem)ontwikkelaars. Soms komt het voor dat langetermijndoelen moeten worden aangepast aan inzichten die in Agile teams zijn ontstaan.
Het huidige plan is adaptief
Terug naar de verwarring in de Kamer. Het vorige plan van Rutte was predictief, het huidige plan is adaptief. Rutte geeft namelijk op hoofdlijnen aan wat de doelstellingen zijn voor de komende periode, maar zegt er meteen bij dat dit onder voorbehoud is. Zodra er indicaties zijn van een stijging van het aantal coronabesmettingen dan worden meteen de maatregelen weer aangescherpt. Het adaptieve model past zich aan aan de situatie van het moment.
Een belangrijk kenmerk van adaptief plannen is zelfsturing. Kom je in geval van predictieve aanpakken nogal eens een directieve manier van leidinggeven tegen, bij adaptief werken is in veel gevallen sprake van zelfsturende (of beter: zelforganiserende) teams. De regering legt momenteel veel verantwoordelijkheid neer bij de steden. Stadsbesturen zijn in allerijl maatregelen gaan bedenken om winkelend publiek in goede banen te leiden. Ik moest gisteren wel een beetje lachen toen ik naar het Achtuurjournaal keek. Daarin zag ik dat er speciale ‘gebiedsmanagers’ worden benoemd (Eindhoven) of ‘regisseurs’ (Tilburg) en er worden speciale ‘navigators’ aangesteld die mensen de weg wijzen in de stad. Allemaal heel goed bedoeld, maar als je dan bijvoorbeeld een Kruidvat binnenloopt, dan is die anderhalve meter afstand echt niet haalbaar zo ervaarde ik gisteren zelf.
Is het adaptieve plan dan geen goed plan? Ja, ik denk het wel. Het is in ieder geval beter dan de andere genoemde plantypen. We willen immers duidelijkheid aan de ene kant en vrijheid aan de andere. En, hoewel je dat door bovenstaande stukje misschien niet zou verwachten, ik geloof ook in zelforganiserende teams. Maar dan alleen als het team waarde toevoegt.
Omdat er nog zeer veel onzekerheid heerst rondom de ontwikkeling van het virus, zullen we ons als samenleving dit jaar voortdurend moeten aanpassen. En misschien nog wel veel langer. Adaptability, het vermogen je aan te passen aan je omgeving met alles wat je daarin tegenkomtis een heel belangrijke competentie om als soort te overleven. Denk maar aan Charles Darwin. De samenleving zal dus een stuk wendbaarder moeten worden! Agile, met andere woorden.
Recente reacties